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Caso de Sucesso iClinic: Dr. Celso Bregalda Neves

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5 coisas que toda recepcionista de consultório precisa saber

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Administração e Gestão

Você sabe o que é gestão de conhecimento para médicos?

A era digital, também chamada de era da informação, mudou bastante a forma como as pessoas enxergam e vivem no mundo. Isso inclui a maneira como profissionais de saúde administram suas clínicas e consultórios. Nesse cenário, os dados ganham...

A era digital, também chamada de era da informação, mudou bastante a forma como as pessoas enxergam e vivem no...

A era digital, também chamada de era da informação, mudou bastante a forma como as pessoas enxergam e vivem no mundo. Isso inclui a maneira como profissionais de saúde administram suas clínicas e consultórios. Nesse cenário, os dados ganham cada vez mais importância dentro da organização, sendo necessário trabalhar melhor a gestão de conhecimento para médicos.

A gestão de conhecimento é a capacidade de buscar, reunir, identificar, administrar e reter conhecimentos relevantes para determinado contexto. Esse conceito já é aplicado em muitas clínicas que organizam os laudos de seus pacientes em pastas para verificação futura. Porém, com a chegada das novas tecnologias, sua forma de aplicação tem evoluído bastante.

Continue a leitura e entenda mais como se dá a gestão de conhecimento especificamente para a área médica!

Onde se aplica a gestão de conhecimento para médicos?

1. Digitalização de documentos

Armazenar grandes quantidades de papel se tornou um desperdício de espaço, tempo e de recursos.

Além de ser uma atitude antiecológica, também gera muitos gastos com impressão e armazenamento, dificultando, por exemplo, o trabalho de secretárias nas clínicas quando é preciso verificar rapidamente certas informações.

Com um arquivo digitalizado, é possível usar uma ferramenta de busca e encontrar a informação exata e necessária minutos antes de alguma consulta, deixando de lado a demora gerada pela busca e manejamento de pastas e documentos de papel.

2. Sistema de mapeamento de pacientes

Além de registrar dados, a gestão de conhecimento para médicos também envolve o mapeamento de dados dos pacientes, como perfil geográfico, renda, além de informações de histórico médico.

Assim, surge uma rede de informações que possibilita a geração de gráficos e mapas para definir estratégias de marketing e expansão.

Com a organização feita pelo sistema digital, é possível evitar vários conflitos de informações e erros médicos que poderiam comprometer a saúde dos pacientes, pois os dados ficam compilados no mesmo lugar e você mesmo pode editar os campos a serem preenchidos, personalizando de acordo com as necessidades da sua área de atuação e garantindo que não se esqueça de nenhuma informação.

3. Gestão de processos

Uma clínica ou consultório dependem sempre de um bom fluxo de atendimento para prestar um melhor serviço a seus pacientes. Isso envolve processos tradicionais da clínica, conhecimento teórico de administração e experiências vividas com os próprios pacientes que contratam seus serviços.

As informações reunidas pelo sistema podem ajudar a criar um processo mais eficiente, que melhor atenda às necessidades de cada atendimento, aumentando a satisfação dos pacientes.

Gestão de Conhecimento para médicos

Principais benefícios da gestão de conhecimento para médicos

1. Aceleração dos processos

Reunir informações com rapidez e eficiência influencia diretamente na velocidade com a qual as consultas são processadas. Reduzindo o tempo necessário para buscar e verificar a ficha de um determinado paciente, o número de atendimentos possíveis ao longo do dia será bem maior.

Em um software de gestão, você pode acessar todos os dados e prontuários sem precisar sair de sua sala.

E, com menor chance de atrasos na agenda, os pacientes na sala de espera também ficarão mais satisfeitos com o serviço prestado.

2. Redução dos custos da clínica

Um consultório ou clínica médica precisam investir bastante no armazenamento de informações, já que os laudos precisam ser resgatados eventualmente.

A gestão de conhecimento para médicos também envolve a otimização desses custos, reduzindo as despesas com armazenamento e emissão de tais documentos.

Afinal, já não precisará mais de um espaço físico para arquivos e nem mesmo gastar recursos com impressão.

E nem é necessário desembolsar uma grande quantia para investir em um servidor ou memória próprios. Basta contratar um software de gestão online e ter um espaço em nuvem ilimitado. Assim, será possível acessar os laudos de qualquer lugar e de qualquer aparelho, seja smartphone, tablet ou computador.

3. Proteção de informações médicas

Algumas pessoas temem migrar para os sistemas digitais por acreditarem que isso torna os dados mais vulneráveis a violações virtuais. É verdade que crimes nesses ambientes vêm se tornando mais comuns nos últimos anos, mas isso não significa que o mundo digital seja menos seguro.

Mantendo um antivírus e um firewall sempre ativos, o sistema de armazenamento será ainda mais seguro que uma gaveta com uma tranca. É importante também que o software utilizado para armazenamento seja confiável e permita realizar backups. Assim, você garante que seus arquivos não serão queimados, molhados, extraviados ou prejudicados com a ação do tempo, além de manter acesso exclusivo às informações.

Agora você já entende a importância da gestão de conhecimento para médicos. Quer continuar acompanhando nossos artigos? Então assine nossa newsletter e receba nossos conteúdos em primeira mão!

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Administração e Gestão

6 dicas para economizar no consultório

Você já deve ter percebido que, considerando o cenário atual do Brasil, economizar no consultório e minimizar seus custos é muito importante para que seu negócio se mantenha a longo prazo e consiga superar a concorrência. Conseguir economi...

Você já deve ter percebido que, considerando o cenário atual do Brasil, economizar no consultório e minimizar...

Você já deve ter percebido que, considerando o cenário atual do Brasil, economizar no consultório e minimizar seus custos é muito importante para que seu negócio se mantenha a longo prazo e consiga superar a concorrência.

Conseguir economizar de forma constante e não diminuir a qualidade dos seus produtos e serviços pode ser uma tarefa difícil, por isso reunimos diversas práticas que colaboram para melhorar a saúde financeira do seu negócio.

Vamos mostrar algumas delas que podem ser facilmente aplicadas em sua clínica.

Conheça suas finanças

O cuidado que se deve ter com as finanças da sua clínica é então importante quanto o cuidado que você tem com os seus pacientes.

Uma maneira descomplicada para gerir de forma eficaz a saúde financeira da sua clínica ou consultório é através do controle do Fluxo de Caixa.

Através dele você pode identificar de onde está vindo a maior parte das suas receitas e para quais despesas a maior parte da sua renda é direcionada.

Uma ferramenta que, aliada ao fluxo de caixa, pode melhorar ainda mais a gestão financeira da sua clínica, é a emissão de relatórios financeiros. Por que com ele o controle das finanças da sua clínica fica mais claro, você consegue identificar quais custos podem ser reduzidos, qual  período pode ser analisado e a tomada de decisão baseada em relatórios financeiros fica mais segura.  

Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios

Papel e impressão

Você provavelmente deve saber que, por exigência legal, os prontuários dos pacientes da sua clínica devem ficar armazenados por um longo período de tempo. Para isso há duas soluções, você pode manter os prontuários impressos ou arquivá-los digitalmente.

A tecnologia de impressão não mudou muito de alguns anos para cá.

Ainda que as impressoras a laser estejam se tornando mais populares, o resultado apresentado por elas nem sempre é dos melhores, já que impressões a laser acabam se desgastando ao longo do tempo e dificultam o armazenamento de materiais impressos por longos períodos, conforme a lei brasileira exige.

Mesmo assim muitos consultórios ainda optam pela impressão à tinta dos prontuários, contabilizando custo com a compra e recarga periódica de cartuchos de tinta, manutenção em impressora e muitas vezes tem a necessidade da visita de um técnico para corrigir problemas com a máquina de impressão, essas despesas, somadas ainda à compra de papel, acabam encarecendo o atendimento.

economizar no consultório

Você sabia que a tinta preta de impressora é um dos líquidos mais caros do mundo?

Junto com os custos de impressão vêm os custos com papel e com o armazenamento desses documentos.

Se seu volume de atendimentos for razoavelmente grande, com o passar do tempo você provavelmente terá que dedicar uma sala ou espaço exclusivamente para armazenar seus prontuários.

Isso parece muito custoso, não é?

Por isso, considere adotar um sistema que ofereça prontuários eletrônicos, assim você se livra de grande parte dos gastos com impressão e armazenagem dos seus prontuários, além de contribuir com o consumo consciente de papel.

Água: como economizar no consultório?

A conta de água varia de região para região, mas você sempre pode economizar com práticas simples dentro da sua clínica.

Algumas opções são:

Substituir galões por filtros

Filtros conectados diretamente à rede de água podem ser mais econômicos do que os tradicionais galões de 20L,  já que esses galões possuem validade de até 3 anos, após esse prazo devem ser trocados para não correr riscos de contaminação da água.

Dispositivos para reduzir o consumo de água

Em algumas cidades do Brasil, que nos últimos anos sofreram com o racionamento de água, o uso de dispositivos que reduzem o gasto de água em torneiras, descargas e chuveiros ficou bastante popular.

Para se ter uma noção, uma torneira convencional dispensa de 5 a 10 litros de água minuto. Utilizando esse tipo de dispositivo, esse consumo de água passa para 1,8 litro/minuto. Uma economia mínima de 60%.

Como o consumo de água de torneiras representa de 15% a 30% do consumo global de um estabelecimento comercial, essa simples ação garante uma redução de mais de 10% na conta de água.  

Você pode procurar empresas que cedem os dispositivos e fazem todo o processo de instalação no seu consultório. O pagamento é feito com base no valor economizado na sua conta de água. Uma ótima opção para quem quer economizar!

Sua conta de luz pode ser mais barata

Da mesma forma que acontece com a conta de água, práticas simples podem reduzir o consumo de eletricidade na sua clínica.

E você já deve ter percebido que, tanto em sua casa quanto na sua clínica, a conta de luz teve um aumento considerável. Segundo o Copel, o aumento foi de aproximadamente 40% de 2015 até os dias de hoje.

Uma dica é substituir seus equipamentos antigos, que consomem mais energia, por mais novos, assim você economiza nas futuras contas de energia.

Você pode começar adotando lâmpadas de LED pelo seu baixo consumo e vida útil maior do que as convencionais.

Apesar de serem mais caras em um momento inicial, se você colocar todos os valores na ponta do lápis perceberá que esse investimento vai valer a pena pela durabilidade dessas lâmpadas.

Considere também a substituição de velhos aparelhos de ar condicionado e refrigeradores por versões mais modernas, que consomem menos energia.

Tem curiosidade sobre o quanto o seu ar condicionado custa por mês para sua clínica?  Essa ferramenta pode te ajudar.

Materiais

Cotação de fornecedores

As empresas que vão te fornecer materiais precisam ser grandes parceiras da sua clínica e tem papel importante para manter o padrão de qualidade do seu atendimento e se destacar no mercado.

economizar no consultório

Veja aqui como pesquisar e fazer boas escolhas de fornecedores para sua clínica.

6 dicas para economizar no consultório

Sabemos que vários materiais representam uma parcela significante das despesas da sua clínica, alguns deles são de uso indispensável e praticamente irredutível, como os usados durante os procedimento (luvas, seringas, etc.) Contudo, você pode economizar com os materiais não relacionados aos atendimentos.

Uma solução prática é banir o uso de copos descartáveis pelos colaboradores da sua clínica e adotar copos duráveis.

Os copos reutilizáveis são 25 vezes mais ecológicos do que os descartáveis, então além de contribuir com o meio ambiente, essa ação ainda vai te ajudar a reduzir gastos restringindo o uso de copos descartáveis apenas aos pacientes da sua recepção.

Outra saída é incluir nos banheiros os secadores elétricos. Os secadores mais modernos possuem baixo consumo de energia e te poupam do alto volume de lixo e dos gastos com toalhas de papel e sacos de lixo para descarte.

Como economizar na conta de telefonia

Acertar no plano de telefonia e internet é fundamental para economizar com a conta de telefone do seu consultório.

A variedade de planos e benefícios oferecidos pelas operadoras é bem ampla, então temos que nos atentar se o plano que usamos é realmente o mais adequado para nossa necessidade.

Já pensou em diminuir as frequentes ligações para confirmar consulta  por SMS de confirmação?

Essa é uma excelente prática para otimizar suas consultas, tanto pela sua eficiência no contato com o paciente, quanto pelo baixo custo.

Clínicas que adotam o SMS no lugar das ligações apresentam menor nível de faltas de seus pacientes e menos despesas com telefonia.

O Instituto Autopoiesis pode servir de exemplo de como uma melhor gestão financeira ajuda a economizar nas despesas com telefonia , conheça mais sobre esse caso de sucesso   através desse link.

Economizar no consultório pode parecer uma tarefa difícil, mas com muita atenção é possível encontrar meios para diminuir seus gastos e aumentar seus rendimentos.

Mas lembre-se, nunca economize na qualidade nem opte por produtos que afetem diretamente a percepção de qualidade que seus pacientes têm do consultório.

Esse tipo de economia pode ser prejudicial para a marca da sua clínica!

eBook Gratuito sobre Gestão de Clínicas e Consultórios

Administração e Gestão

Veja como montar uma clínica de saúde

Montar uma clínica de saúde é uma boa opção para você que está concluindo um curso de Medicina ou quer ganhar mais autonomia e independência no trabalho sem depender tanto do comando de outras pessoas para dar rumo à sua carreira. A abertur...

Montar uma clínica de saúde é uma boa opção para você que está concluindo um curso de Medicina ou quer ganhar...

Montar uma clínica de saúde é uma boa opção para você que está concluindo um curso de Medicina ou quer ganhar mais autonomia e independência no trabalho sem depender tanto do comando de outras pessoas para dar rumo à sua carreira.

A abertura de uma clínica exige uma série de cuidados, que vão desde a escolha da localização e do imóvel adequados para o consultório até os aspectos legais que precisam ser seguidos. Tudo isso terá impacto no investimento a ser feito e no fluxo de pacientes que você terá.

No post de hoje, elencamos estes e outros pontos que você precisa ficar atento para montar uma clínica de saúde. Confira:

Escolha do ponto

A localização da clínica deve levar em conta fatores como segurança e facilidade de acesso, bem como o perfil da população da região.

É muito importante conhecer o perfil de seus pacientes. Características como idade, renda e classe social têm impacto direto sobre a demanda da população de uma região por serviços de saúde.

Clínicas particulares especializadas tendem a ser mais utilizadas por populações das classes A e B. Se o perfil etário for mais elevado, a demanda tende a ser ainda maior.

É preciso observar, também, se não há outras clínicas com o mesmo perfil já instaladas na região, o que pode indicar que a oferta dos serviços de saúde já é suficiente naquele local.

Escolha do imóvel

Na escolha do ponto, atente-se também ao perfil do imóvel escolhido – é interessante, por exemplo, que ele tenha área de estacionamento.

Lembre-se de considerar fatores arquitetônicos, como a acessibilidade para pessoas com deficiência, crianças e idosos e também questões que contribuem para a qualidade sanitária do local, como ventilação e incidência de luz solar.

Outro fator muito importante a ser considerado ao montar o seu consultório é a existência de banheiros que suportem a demanda de pacientes, espaço para recepção e salas suficientes para o atendimento.

Não se esqueça de pensar no depósito para suprimentos e, caso necessário, de espaços para alocação de resíduos químicos e biológicos, que devem ser devidamente acondicionados.

Montar uma clínica de saúde

Fatores legais ao montar uma clínica de saúde

Por falar na acomodação adequada de resíduos, lembre-se de que o funcionamento legal e seguro da sua clínica depende de uma série de autorizações, advindas, por exemplo, do corpo de bombeiros, da Vigilância Sanitária e de outros órgãos da prefeitura – o que varia de cidade para cidade –, bem como do registro do consultório enquanto pessoa jurídica (CNPJ).

O mais recomendável é sempre ter um contador de confiança para cuidar das questões burocráticas e fiscais. Se possível, conte com os serviços de alguém que tenha familiaridade com a área de saúde ou disposição para aprender.

Contratação de colaboradores

Busque contar com profissionais com visão humanizada para o atendimento adequado dos pacientes.

Você sabe, melhor do que ninguém, que serviços de saúde podem ser demandados nos momentos mais frágeis das vidas das pessoas.

É fundamental que os seus funcionários saibam reagir bem a esses contextos.

Além de médicos, você deve precisar de enfermeiros ou assistentes de enfermagem, pessoal de limpeza e recepcionistas. Dependendo da demanda, em alguns casos, é possível contar com o trabalho de profissionais que fazem atendimento apenas em alguns dias da semana ou do mês.

Lembre-se de cuidar dos direitos trabalhistas dos seus profissionais, tanto para evitar problemas legais quanto para garantir a dignidade da sua equipe.

Investimento em publicidade

Com a clínica montada, busque fazê-la “existir” de fato para os seus pacientes em potencial!

Distribua folders e cartões em espaços de trabalho, academias e centros comerciais da região onde você atua.

Se possível, faça uma página no Facebook e contrate um profissional para construir um site para seu negócio.

Uma boa comunicação externa é fundamental para se destacar nos dias de hoje!

Seguindo essas dicas, você certamente conseguirá montar uma clínica de saúde de sucesso!

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eBook gratuito sobre Como Montar Seu Consultório Médico

Administração e Gestão

Empreendedorismo na saúde: veja como os médicos se dedicam a essa atividade

O empreendedorismo na saúde é uma atividade que vem ganhando força nos últimos anos. No entanto, a prática ainda pode representar um desafio aos médicos que já têm ou desejam abrir sua própria clínica. A relação médico e paciente é pautad...

O empreendedorismo na saúde é uma atividade que vem ganhando força nos últimos anos. No entanto, a prática a...

O empreendedorismo na saúde é uma atividade que vem ganhando força nos últimos anos.

No entanto, a prática ainda pode representar um desafio aos médicos que já têm ou desejam abrir sua própria clínica.

A relação médico e paciente é pautada por diferentes experiências de vida que podem ser beneficiadas por atitudes empreendedoras, as quais possuem a finalidade de otimizar os procedimentos rotineiros de um consultório.

Apesar de os médicos possuírem características inerentes a grandes empreendedores, como a facilidade em reconhecer padrões e estarem focados em ação, há algumas situações enfrentadas por todos os empreendedores que demandam um modelo de gestão eficiente.

Por isso, o empreendedorismo na saúde representa uma oportunidade para que os médicos possam aprimorar características pessoais como liderança e trabalho em equipe, além de possibilitar o uso de criatividade e inovação, atributos importantes para empreendedores.

Listamos algumas dicas para ajudar médicos que buscam empreender em suas clínicas e consultórios. Acompanhe:

empreendedorismo na saúde

Gestão eficiente

Com o intuito de aliar a tecnologia e gestão para facilitar a rotina administrativa do consultório, já estão disponíveis no mercado softwares especializados na gestão de clínicas médicas.

Tais softwares simplificam o controle do fluxo de caixa, além de marcar e atualizar o status de consultas, diminuindo o número de faltas de pacientes.

Os softwares de gestão oferecem diversos recursos úteis e são simples de serem implantados e utilizados por todos que trabalham no consultório.

Qualidade do serviço prestado

Médicos passam por anos de estudo para estarem aptos ao exercício da função e iniciarem sua própria clínica.

No entanto, os malefícios oriundos de uma administração deficiente podem representar um grande desafio para médicos empreendedores.

Um atendimento cordial e eficiente de toda sua equipe é uma das estratégias mais importantes para garantir a qualidade do serviço prestado e, assim, promover a fidelização dos pacientes.

Além do tratamento em si, o paciente busca acolhimento.

É importante lembrar-se que um paciente satisfeito faz questão de promover o serviço à sua rede de contatos, o que caracteriza uma forma valiosa de marketing espontâneo.

Feedback dos pacientes

A boa prática do empreendedorismo na saúde reconhece a importância do feedback de seus pacientes e como utilizá-lo para enfrentar os desafios do dia a dia.

Desorganização na agenda, dificuldades em manter os dados atualizados, necessidade de estabelecer um atendimento mais humanizado são situações que podem passar despercebidas pelo gestor.

Por isso, ouvir o que seus pacientes têm a lhe dizer permite que os médicos empreendedores possam identificar os pontos fortes e fracos da clínica e ajustá-los de acordo com as expectativas de seus pacientes.

Planilha de Satisfação dos Pacientes Net Promote Score (NPS)

Empreendedorismo na saúde: abertura às boas ideias

O próprio empreendedor é capaz de fomentar situações e procedimentos que resultem em boas ações.

É importante ressaltar que criatividade e inovação não são exclusivas de momentos de inspiração. É possível criar algo novo simplesmente repensando conceitos e combinando-os com outros pontos de vista.

Sendo assim, como em qualquer outro segmento, o empreendedorismo na saúde pode transformar os novos consultórios por meio do uso eficiente da tecnologia com a finalidade de melhorar a qualidade de vida dos pacientes e a gestão da clínica.

eBook Gratuito sobre Gestão de Clínicas e Consultórios

Administração e Gestão

O que analisar na hora de contratar uma secretária de consultório médico?

A secretária de consultório médico é fundamentalpara esse tipo de estabelecimento funcione corretamente. Além de prestar o atendimento inicial ao paciente, essa profissional é responsável por auxiliar o profissional da saúde em diversas ati...

A secretária de consultório médico é fundamentalpara esse tipo de estabelecimento funcione corretamente. Além...

A secretária de consultório médico é fundamentalpara esse tipo de estabelecimento funcione corretamente.

Além de prestar o atendimento inicial ao paciente, essa profissional é responsável por auxiliar o profissional da saúde em diversas atividades.

A contratação de uma secretária representa um compromisso de qualidade com aqueles pacientes que procuram a sua clínica.

Por isso é necessário analisar uma série de aspectos antes de contratar uma profissional adequada.

Quer saber o que precisa ser avaliado antes de empregar uma profissional dessa categoria?

Confira abaixo uma lista com tópicos que devem ser levados em consideração durante a contratação da sua secretária.

Priorize profissionais com experiência na área

Você nem sempre contará com uma secretária que já trabalhou no setor, mas essa experiência prévia pode ser um grande diferencial no momento da contratação.

Uma profissional habituada à área da saúde terá mais facilidade para realizar tarefas típicas de um consultório.

Recepcionistas que já assessoraram profissionais de outros ramos também estão um passo à frente de uma novata, justamente por já terem experiência com atendimento ao público e questões burocráticas.

Confira a formação acadêmica das candidatas

Não é exigido curso técnico ou superior para ser secretária, mas esse pode ser um requisito avaliado durante a seleção de currículos para a vaga.

Uma profissional com formação em secretariado ou administração, por exemplo, será de grande utilidade para as atividades administrativas do seu consultório.

Outra opção é contratar uma técnica em enfermagem, que já estudou questões básicas da área da saúde e, portanto, já está familiarizada com procedimentos médicos e* também sabem lidar com pacientes*.

contratar secretária de consultório médico

Faça análises de personalidade

Responsável pelo primeiro contato com os pacientes, a secretária de consultório médico precisa, além de ser cordial e atenciosa, ter muita calma para prestar esclarecimentos sobre procedimentos médicos.

Você pode verificar como as candidatas se saem em situações comuns dentro do consultório, como pacientes angustiados ou irritados.

Também avalie a capacidade de comunicação das candidatas, seja falar claramente como ouvir com atenção. Isso é fundamental na rotina do seu consultório.

  É muito mais fácil contratar alguém que está alinhada com os valores e princípios do seu consultório e treinar algumas habilidades técnicas necessárias.

Verifique os conhecimentos em informática da secretária

Escolher uma secretária com personalidade adequada e boa formação acadêmica já é um grande passo para ter uma funcionária ideal.

Mas ela também precisa dominar algumas ferramentas tecnológicas que fazem parte da rotina de um consultório médico.

É preciso avaliar os conhecimentos em informática da candidata, conferindo se a profissional consegue trabalhar com o software de gestão da clínica, por exemplo.

Mas evite preocupações exageradas! Programas desse tipo são fáceis de lidar e não costumam causar muitos problemas.

Seguindo as dicas acima, você certamente encontrará o perfil ideal de uma secretária de consultório médico, garantindo assim um atendimento humanizado e de qualidade aos seus pacientes.

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