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Sala de espera: o que fazer e o que não fazer no seu consultório

A sala de espera do consultório ou de uma clínica funciona como um cartão de visitas de um médico e desempenha papel fundamental no processo de atendimento do paciente.

Um erro que ocorre com frequência é pensar o espaço levando em consideração aspectos como funcionalidade, decoração e área física de forma isolada. O segredo está em trabalhar estes elementos em conjunto.

A função básica da sala de espera é proporcionar sensação agradável a um grupo de pessoas que aguardam atendimento, porém em condições especiais.

Algumas apresentam dor, outras vivem momentos de angústia à espera de diagnóstico, há ainda aquelas que têm pressa ou simplesmente acompanham o paciente. Cada uma delas reage a sua maneira. Dor, tensão e pressa, em um mesmo ambiente, formam combinação desfavorável.

Foco nas pessoas

A recepcionista é o personagem central da sala de espera do consultório.

Cabe a ela cumprir múltiplos papéis, como receber os pacientes, marcar consultas, cuidar da organização do espaço, conciliar possíveis conflitos de interesse. Seu perfil profissional se caracteriza pela capacidade de desempenhar simultaneamente diversas funções, como secretária, gestora de tempo, mediadora, etc.

Não seria exagero afirmar que um bom atendimento começa com a recepcionista.

Já se tornou clichê dizer que ela é o braço direito do médico, mas isso apenas reflete a realidade. Para manter elevado o nível de qualidade, o profissional de saúde deve investir na capacitação da recepcionista.

Treinamentos e cursos podem ajudá-la a suprir deficiências ou potencializar habilidades.

O ambiente faz a diferença

sala de espera consultorio

A organização do espaço físico também requer atenção.

O número médio de pacientes atendidos por hora deve servir de parâmetro para dimensionar, por exemplo, a quantidade de poltronas e cadeiras disponíveis. Nada mais desagradável que uma sala de espera repleta de pessoas em pé.

Uma situação como essa transmite a ideia de falta de organização e de desatenção com os pacientes.

Garantir a facilidade de circulação dos pacientes também faz parte dos cuidados exigidos na hora de organizar a sala de espera do consultório.

O mínimo que se pede é facilitar o deslocamento em direção à sala de consulta e ao banheiro.

Simplicidade é a melhor forma de sofisticação

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Quanto à decoração do ambiente, o excesso de adornos ou visual poluído pode ser um fator negativo.

A sala de espera deve passar tranquilidade e bem-estar.

Elementos que provocam agitação ou potencializam o estresse são incompatíveis com a função do espaço.

Paredes extensas pintadas com a mesma cor podem gerar sensação de monotonia – algo ruim para alguém que aguarda por atendimento.

Uma estratégia amplamente utilizada para distrair os pacientes é a instalação de TV na sala de espera. Entretanto, o equipamento pode causar problemas:

  • Volume de som acima do adequado;

  • Programação incompatível tornam o ambiente desagradável.

A ideia é transformar o aparelho de TV em aliado, jamais em problema. Uma alternativa interessante surge com a adequação da programação exibida com a especialidade médica.

Por exemplo, a TV na sala de espera do consultório do endocrinologista pode exibir programas sobre dicas de alimentação saudável e importância da atividade física, bem como reportagens que abordem aspectos da reposição hormonal ou avanços no tratamento da diabetes.

Outra opção além da televisão é escolher músicas agradáveis e com efeito “calmante”. Selecionar uma boa playlist e tocar na sala de espera pode ser muito interessante.

Agilidade do atendimento

Outro ponto importante é agilizar o atendimento inicial no momento em que o paciente chega na clínica e, quando necessário, quando ele sai da consulta.

O paciente chega ao consultório com alterações no humor e em alguns casos inclusive sentindo dor física.

Qualquer atraso no processo de atendimento ou cadastro na recepção sem dúvida será um fator que o deixará insatisfeito com a consulta do profissional de saúde.

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Neste momento, sua primeira chance de causar uma boa impressão é fazer com que ele seja atendido diretamente, sem a necessidade de enfrentar filas.

Para isso, um sistema de gestão proporcionará maior velocidade nos processos de agendamento e cadastro dos dados do seus pacientes, aumentando a produtividade da sua equipe de atendentes e fazendo com que estejam mais disponíveis para realizar suas atividades.

Por fim, independentemente do tamanho ou da localização do consultório, ter uma sala de espera agradável, tranquila, limpa e organizada impacta positivamente o nível de satisfação do paciente.

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