Produtividade

Produtividade como fator de sucesso para sua clínica

O grande sonho de qualquer empresa é produzir muito, com qualidade e no menor tempo possível. No entanto, para a grande maioria das pessoas, isso é apenas uma utopia que não pode ser alcançada, já que, existem vários fatores que impedem elas de serem bem-sucedidas nestes quesitos.

Entretanto, antes de pensarmos no aumento da produtividade, precisamos entender o que ela é de fato.

Segundo o dicionário da língua portuguesa, o significado de produtividade é: a capacidade de produzir; relação que se consegue obter entre valor e quantidade produzida.

Então, antes de cogitar quais estratégias usar para melhorar o desempenho da clínica, é preciso mudar a ideia do senso comum sobre o que é produtividade. De que produzir muito é o melhor caminho para o sucesso, pois, às vezes o efeito pode ser ao contrário.

Como assim, ao contrário?

O conceito de que produzir muito em menos tempo, é a melhor estratégia. Surgiu no início do século 20, com a revolução industrial, onde houve a transição do comércio artesanal para o industrial e a utilização de maquinários, além de linha de produção.

Entretanto, aplicações nos dias atuais devem ser adaptadas e compreendidas em outra perspectiva. Pois, neste processo pode haver uma perda na qualidade, já que cada negócio tem um público que reage de forma diferente.

A perda da qualidade na escala, pode ocasionar prejuízo a médio e longo prazo. Uma vez que os próprios pacientes vão deixando de usar o serviço pela péssima qualidade prestada.

Enfim, aprendemos que para estabelecer o nível de produtividade, primeiramente precisamos determinar qual público frequenta seu consultório. Depois disso, temos que definir o que será acolhido como padrão de qualidade.

Com base na análise feita anteriormente, temos dados suficientes para definir uma estratégia eficaz para aumentar a produtividade sem perder a qualidade.

Raio-x da clínica

Neste momento você, como gestor, deve ter uma visão crítica da situação, examinando quais são os gargalos que hoje existem na clínica e que estão matando a produtividade da sua equipe.

Geralmente, os maiores gargalos enfrentados pelas clínicas são: gerenciamento, agendamento, equipe e fluxo de exames.

Pensando nisso, vamos mostrar como você pode, de maneira prática, melhorar cada um desses pontos focando em aumentar a produtividade com qualidade efetiva.

Gestão, o coração do negócio

Sua clínica pode ser comparada com um corpo humano. Neste caso para que um corpo esteja funcionando bem, é necessário que todos os órgãos trabalhem corretamente para um bom desempenho.

Para obter sucesso na sua clínica, temos que começar a reforma no coração da instituição. A gestão!

Qual é a função do coração? Bombear sangue para todo o corpo, certo?

Caso ele pare, nada mais funcionará no organismo. A gestão funciona da mesma forma.

A gestão espalha para todo o corpo da clínica as direções necessárias, toma as decisões que julga importante e seu funcionamento diz muito a respeito de como vai o resto.

Um gerenciamento desorganizado, sem objetivo e desmotivado, acaba por contagiar todas as outras áreas. O primeiro passo que se deve tomar é pensar onde você quer chegar com sua clínica, daqui a 6 meses, por exemplo.

Talvez você queira dobrar o número de pacientes que você tem hoje. Então como fazer isso? Quais são as estratégias vitais que você usará?

São as respostas à essas perguntas que vão ditar o nível de produtividade que você precisa ter.

É aquele velho ditado: “Para quem não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve”

produtividade como fator de sucesso para sua clinica

Automatizando os processos

Dessa forma, para melhorar o desempenho da sua gestão, tendo em mente quais são os objetivos que deseja alcançar, é preciso sair do analógico para o digital. Se você ainda faz tudo na planilha do excel, está na hora de automatizar.

Comece adquirindo um software de gestão online para sua clínica ou consultório. Hoje você encontra vários no mercado que podem atender à sua demanda.

Pense em um software que permite que você tenha controle financeiro da clínica, prontuário eletrônico, agenda médica, entre outros.

Com isso você sai um pouco do operacional e foca mais no estratégico, que é de fato o papel do gestor.

Em nível de produtividade, você centraliza tudo em um único software que está integrado a sua clínica. E não precisará mais ir atrás de nenhuma informação que talvez ficasse solta com tantas planilhas e documentos ou até mesmo correr o risco de perder dados importantes.

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Agendamento, a retina da clínica

Como dito anteriormente, os grandes empecilhos enfrentados são, geralmente:

Gestão;

Agendamento;

Equipe;

Fluxo de exames.

Tratemos agora dos agendamentos:

Comparando a clínica ao corpo humano, o agendamento seria a retina, que nada mais é que uma parte do olho, responsável pela formação de imagem.

Faço essa comparação porque, o agendamento é o primeiro contato que seu paciente tem com a clínica e se a experiência for péssima, diga adeus! Pois, é bem provável que ele nunca mais volte.

Vamos abusar dos ditados mais uma vez: “A primeira impressão é a que fica”.

O que causa essa má impressão, é justamente o estresse enfrentado pelo paciente logo que ele entra em contato para agendar sua consulta.

Esses inconvenientes podem ser resumidos em duas situações que geram perda na qualidade do serviço, são elas:

  • Demora no atendimento telefônico;
  • Tratamento nada amigável da atendente.

Neste contexto, ainda temos um ponto importante para considerar que são os buracos na agenda.

A rotina da recepcionista é bastante agitada, já que, na maioria das vezes ela faz os agendamentos e também recebe os pacientes que chegam na clínica. Portanto, é comum alguns horários que ficaram vagos, que poderiam ter sido preenchidos.

Para resolver isso, voltamos à necessidade de automatizar e digitalizar sua clínica. Porque não oferecer um serviço com agendamento online? Basta o paciente acessar o seu site e ver os horários disponíveis e escolher o que melhor se encaixa para ele.

A sua recepcionista poderá focar apenas em receber os pacientes que vão chegando. A produtividade dela dará um salto. Já que o foco maior ficará apenas no atendimento presencial. Diminuindo, desta forma, o estresse causado pelo acúmulo de funções, acabando com os buracos na agenda e garantindo ao paciente um atendimento com mais qualidade, saindo de lá satisfeito.

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Conclusão

Sabendo onde quer chegar e utilizando as ferramentas certas. Fica claro que sua produtividade ganha forças sem perder a qualidade. Pois, estamos usando da estratégia e do uso da tecnologia a nosso favor.

Impossível falar de elevar o desempenho sem pensar na digitalização de processos. Da mesma forma que quando o corpo não está bem, ele precisa do remédio certo.

Sua clínica precisa da solução certa para que seja possível alcançar o sonho da produtividade aumentada.

Comece por esses dois pontos e veja o resultado. Se quiser saber mais sobre produtividade da equipe e fluxo de exames você pode ler no próximo artigo.

Sobre o autor:

Guilherme Nery, analista de marketing da CM Tecnologia, empresa especializada na jornada do paciente e soluções na área da saúde.

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