Para Secretárias

Organização do consultório: conheça a técnica KonMari de organização

O começo do ano é a época perfeita para realizar a arrumação da casa, doar o que não usa mais e organizar o local de trabalho, pois até o seu ambiente corporativo precisa estar limpo e em ordem para você ser mais produtivo e alcançar resultados extraordinários.

Mas sabe a ideia de organizar tudo periodicamente?
Esqueça! A técnica KonMari promete ações únicas e certeiras para que, de uma vez por todas, você não precise frequentemente fazer a organização do consultório. Mas, claro, se os ensinamentos forem aplicados corretamente, sem adaptações. Acompanhe o post e saiba mais!

A organização do consultório

A especialista Marie Kondo, autora do livro “A Mágica da Arrumação”, explica a organização em seu sentido mais profundo. Mais do que pôr em ordem, pressupõe jogar fora o que não é mais necessário, doar o que ainda está em bom estado mas já não faz sentido para você e arrumar o que estiver desorganizado. É preciso estar decidido e desapegar!

Para que o trabalho em seu consultório tenha bons resultados, recomenda-se que a arrumação seja realizada em equipe, recrutando recepcionistas e médicos proprietários, ou em dupla, caso o consultório tenha somente um dono e um assistente.

De nada adianta a secretária realizar o declutter (ato de organizar profundamente), sem que haja o aval e apoio do patrão pois, caso isso aconteça, logo tudo poderá se desorganizar e se acumular novamente. Com um declutter único, radical e definitivo, você transformará o cenário de sua clínica, trazendo clareza e produtividade para o ambiente.

A mudança tem que ser radical. Tome atitude, transforme a realidade da clínica e depois perceba a melhora no trabalho da equipe e na satisfação dos pacientes.

Conheça alguns ensinamentos fundamentais para a técnica KonMari funcionar:

A mudança precisa ser brusca, estrutural

Esvazie o consultório, mantendo somente o que for útil, o que fizer as pessoas felizes e o que você e outras pessoas gostarem e precisarem. É preciso assumir uma vida nova, mudar completamente o cenário para que ninguém volte a acumular nada que não seja necessário para a clínica.

Menos é mais, ok? Seja radical, não tenha dó: jogue fora, doe e organize somente o que tiver passado pelos questionamentos: “Isso é útil?” “Isso nos traz alegria?” “Gostamos disso?” Seja firme e acredite no poder da mudança.

Organização do Consultório

A organização deve ser feita por categoria, não por local

Em vez de arrumar a recepção, depois o depósito, o banheiro e os consultórios, acomode os objetos por categoria. Esqueça a ideia de ter livros em diversos ambientes. O mesmo serve para medicamentos, amostras grátis, arquivos, contas e documentos em geral.

Aglomere os itens de uma mesma categoria, isso facilita que o passo a passo da arrumação radical (o que fica e o que sai) dê certo. Depois, escolha um único local para que todos os itens do mesmo grupo sejam organizados.

Essa técnica ajuda, inclusive, a classificar os livros por tamanho e ordem alfabética, as amostras e medicamentos por data de vencimento, entre outras possibilidades.

A equipe deve ser grata pelo que já teve, mas desapegar

Os livros repetidos ou que não serão mais utilizados podem ser vendidos para um sebo ou doados para uma biblioteca. Objetos de decoração ou móveis que vocês não aguentam mais ver ou poluem o visual do ambiente podem ser doados para um abrigo de idosos ou ONG.

As revistas antigas podem ser oferecidas para uma escola ou encaminhadas para a coleta seletiva. Aliás, a reciclagem pode ser o destino da maioria dos materiais que não servem para doação: papel, plástico, vidro e metal.

Não tenha dó de descartar: canetas, pilhas e lâmpadas que não têm mais utilidade, papéis de antigos funcionários e mesmo objetos que carregam certo valor emocional, como cartões de natal antigos de parceiros e pacientes, bilhetes carinhosos e desenhos de crianças, podem ser eliminados com o tempo.

Desapegue! Um ambiente mais limpo dará um boost de produtividade na equipe.

Enfim, comece o ano colocando seu local de trabalho e a vida em ordem. Bagunça e acumulação geram poeira, mal-estar e caos. A organização do consultório utilizando a técnica KonMari o tornará mais clean e agradável tanto para os colaboradores quanto para os pacientes.

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