Administração e Gestão

Gestão de consultórios: 5 dicas de controle eficiente de processos

Muitos profissionais do ramo da saúde enfrentam problemas no seu dia a dia de trabalho. Essa rotina traz grandes desafios, mas, fazer uma gestão de consultórios eficiente é o caminho para solucionar os entraves nos processos.

Os vários problemas referentes à administração normalmente acontecem por causa da falta de um bom controle de processos. Assim, conciliar um atendimento exemplar aos pacientes com a gestão eficiente da clínica é um ponto-chave para o desenvolvimento do negócio, como também para a prestação de um serviço de qualidade para a população.

Pensando nisso, preparamos este post com 5 dicas de controle de processos para sua clínica. É mais fácil do que imagina!

1. Faça o mapeamento dos processos e busque otimizá-los

É importante que você faça o levantamento de todos os processos existentes em sua clínica - atendimento ao paciente, agendamento, prescrição, cobrança, entre outros. Eles são vários e, quando você parar para analisar toda a cadeia de processos, será possível mapeá-los corretamente.

Você pode fazer um desenho de todos os processos e usar interações. Essa técnica te auxilia na visualização e identificação dos pontos que podem ser melhorados, como procedimentos que demoram muito, a ordem dos processos, a comunicação entre uma etapa e outra, o registro de informações, entre outros.

Esse mapeamento e análise dos processos vai ajudar a clínica com mais agilidade e diminuição de custos.

Mapeamento de processos

2. Utilize a tecnologia a seu favor

softwares de gestão especializados em clínicas e consultórios médicos voltados para a otimização de processos. Esses sistemas são configurados e já têm todas as facilidades que você precisa no decorrer do seu dia a dia.

Vários deles oferecem agendas customizadas para cada profissional, cálculos de repasse, prontuário do paciente, dados para gestão financeira, chat de comunicação interna e muito mais recursos que você pode usar a seu favor.

O programa realiza toda a parte de gestão e burocracia que sua clínica necessita e você pode focar no atendimento de pacientes.

Dessa forma, com o uso correto da tecnologia, vai sobrar mais tempo para se dedicar a estratégias de expansão e, claro, ao aperfeiçoamento do atendimento e suporte aos pacientes.

3. Seja o líder e tome decisões

Para um consultório funcionar como uma engrenagem, com processos bem definidos e eficientes, ele precisa de um líder que resolva os problemas que surgirem e tome decisões de melhoramento para o fluxo de atividades.

Portanto, encare-se como o líder da sua clínica e faça o levantamento de todos os dados de que você precisa para tomar uma decisão. Analise os valores, números, datas, ideias — enfim, tudo o que cerca aquilo que deve ser estabelecido. Um programa para consultórios pode te ajudar nessa tarefa, pois oferece as informações exatas que você precisa para tomar decisões que impactem sua clínica.

4. Busque sempre motivar a sua equipe

A fim de que os processos estejam sempre ordenados, é essencial poder contar com o suporte - e motivação - da sua equipe. Se de um lado a tecnologia amplia a performance de processos, de outro os funcionários que alimentam esse sistema devem ter conhecimento de todo o ciclo de atendimento.

Por isso, ações como a escuta, a proximidade e a prática do feedback - entre várias outras ações de coordenação de pessoas que ajudam no encorajamento das equipes - fazem toda a diferença no processo final!

5. Cuide da comunicação interna

A comunicação interna, quando eficiente, é considerada uma surpreendente ferramenta de gestão, uma vez que também pode motivar sua equipe.

Não se esqueça de treinar sua equipe, mostrar o processo completo a todos, esclarecer as dúvidas e pedir sugestões. Deixar o fluxo de atividades exposto também ajuda para que ninguém se esqueça de nenhuma etapa.

Utilizar um chat interno para comunicação rápida e centralizada pode evitar muitas falhas e confusões.

Quando os colaboradores estão bem informados sobre os processos internos e sobre as tarefas do dia a dia da clínica, eles contribuem de modo eficaz para a melhoria dos processos do consultório. Então, certifique-se de que todos estejam alinhados!

E aí, gostou das dicas para melhorar os processos aí no consultório? Então acho que também vai gostar desse eBook gratuito de gestão de consultórios. Baixe e aproveite!

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