Controle de tarefas na recepção da clínica

Controle de tarefas na recepção da clínica: como organizar o trabalho?

A falta de organização em um ambiente de trabalho pode comprometer a produtividade e sobrecarregar ainda mais a rotina de quem ali trabalha.

É muito importante planejar e controlar as tarefas, principalmente em uma clínica, onde, ao longo do dia, há momentos tranquilos e corridos.

Afinal, quando se tem um local de trabalho organizado, o estresse e a probabilidade de erros são bem menores.

Organização, no entanto, exige disciplina e prática.

Existem alguns truques e métodos para facilitar e otimizar todas essas tarefas do dia a dia, sejam elas pequenas ou grandes.

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Deixe tudo em ordem

Do balcão da recepção às pastas no computador, todos os documentos ― sejam eles digitais ou impressos ― devem estar em locais estratégicos.

Quando você define uma ordem, deixando os espaços mais limpos e os itens importantes ― como agendas e recebimentos ― esquematizados, fica mais fácil dar continuidade às outras tarefas.

Além disso, tente sempre deixar à vista ou em lugares fáceis de alcançar aquilo que você precisa com frequência durante o dia, como itens de papelaria.

Se você usa muito o e-mail, deixe sempre uma aba com a caixa de entrada aberta no navegador.

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Planeje-se e aprenda a fazer listas

Não deixe para pensar apenas no que é preciso ser feito agora. Na medida do possível, organize-se a longo prazo.

Você tem alguma tarefa que exige muitas etapas? Divida-a entre os dias. O tempo é amigo de quem sabe usá-lo com cautela e sabedoria.

Listas ajudam muito nesse planejamento e você pode usá-las na sua casa, em cursos e, claro, no trabalho.

Chegue sem pressa na clínica, prepare a sua mesa e, com a ajuda da ferramenta que preferir, enumere o que precisa fazer. Pense em quanto tempo em média você precisará para realizar as tarefas do dia, quais delas têm prioridade para serem executadas e possíveis imprevistos.

Uma outra dica importante é não confiar somente na sua memória.

Se alguém te pediu algo, anote. Se alguém ligou, faça um lembrete. Confie no concreto, no que está escrito, na agenda.

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Divida as tarefas por prioridades

Existem três tipos de tarefas: urgentes, importantes e aleatórias.

Por terem um prazo menor ou que já acabou, as urgentes devem entrar na lista do dia, assim como as importantes.

Divida o seu tempo de maneira que você consiga dar conta de tudo o que precisa, sem se estressar.

Com o tempo, você aprende a não deixar que afazeres importantes se tornem urgentes, tornando o trabalho mais leve, sem tanta pressão.

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Controle de tarefas na recepção da clínica com a ajuda da tecnologia

Não dá para continuar com os sistemas antigos com a tecnologia avançando, certo?

Atualmente, é possível adotar softwares que facilitam e melhoram a gestão na clínica, de maneira centralizada.

Com o uso dessa tecnologia, por exemplo, é possível fazer agendamentos de forma mais rápida, criar cadastros de pacientes com apenas alguns cliques, fazer envio automático de mensagem para confirmação de consultas e até criar listas de espera.

Ao utilizar um software, além de evitar a desorganização, você melhora a comunicação com o paciente, afinal, a recepção que ele terá na clínica é essencial para que ele se sinta satisfeito.

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Não se desespere

Tenha tempo para você. Não deixe que as situações cheguem ao ponto de te sufocar. É importante ter momentos de prazer, no intervalo, conversando com os colegas de trabalho ou ligando para a família, por exemplo.

No fim, não é tão difícil manter uma rotina de trabalho organizada.

Basta se planejar, ter prioridades e descobrir como realizar o controle de tarefas da forma mais eficiente possível.

Lembre-se que organização não é para ser algo maçante, mas, sim, um caminho para deixar esse trabalho, que é tão importante, mais descomplicado e prazeroso.

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