Sobre o autor
Otávio Lopes

Especialista em otimização de processos internos de clínicas.

Administração e Gestão

A importância estratégica de relatórios na gestão da clínica

As graduações da área de saúde dificilmente oferecem disciplinas voltadas à administração e gestão em sua grade, então na maioria dos casos os profissionais acabam se formando sem estarem totalmente aptos para assumir um negócio. Este défi...

As graduações da área de saúde dificilmente oferecem disciplinas voltadas à administração e gestão em sua grad...

As graduações da área de saúde dificilmente oferecem disciplinas voltadas à administração e gestão em sua grade, então na maioria dos casos os profissionais acabam se formando sem estarem totalmente aptos para assumir um negócio.

Este déficit de conhecimento impacta principalmente na saúde financeira das clínicas, que são empreendimentos e, muitas vezes, geridos por profissionais de saúde.

Para suprir tal necessidade, esses profissionais podem contar com o apoio da tecnologia.

Podemos encontrar diversas soluções para gestão de clínicas e consultórios no mercado, dentre elas temos os sistemas online, que permitem controlarmos os processos de qualquer lugar.

Um recurso poderoso presente nestes sistemas é a geração de relatórios a partir dos dados inseridos. Mas, o que são esses relatórios?

Relatórios gerenciais reúnem, de forma organizada, as principais informações geradas e compartilhadas no dia a dia de uma empresa, em nosso caso, de uma clínica.

Os relatórios apresentam, então, um conjunto de informações. Esta apresentação pode ocorrer na forma de gráficos, tabelas ou até mesmo em um texto descritivo.

Importância dos Relatórios gerenciais

Na correria do dia a dia, não temos tempo suficiente para analisarmos um grande volume de dados, além disso, esta situação é inviável, independente do porte do negócio.

Neste sentido, os relatórios são práticos, pois exibem a informação de forma simplificada.

Entretanto, um relatório por si só não vai além de informações.

Para auxiliar de fato a gestão da clínica, o relatório deve ser utilizado como um instrumento para a tomada de decisão, ou seja, orientamos nossas ações com base em valores concretos e mensuráveis ao invés de nos guiarmos pelos “achismos”.

relatórios na gestão do consultório

Tipos de Relatórios disponíveis no iClinic

O iClinic possui um módulo integralmente destinado à geração de Relatórios, eles são divididos em dois tipos: Relatórios de Atendimento e Relatórios Financeiros.

Relatórios de Atendimento

Os Relatórios de Atendimento são gerados a partir das informações da agenda.

No caso do relatório de atendimentos realizados, você pode trabalhar com os filtros, sendo eles: Convênio, Paciente, Procedimento e Profissional de Saúde, agrupando então os dados conforme suas necessidades.

Há também os relatórios de pacientes para retorno, pacientes por período e pacientes por CID.

Relatórios Financeiros

Já os Relatórios Financeiros são baseados nos lançamentos no módulo de Finanças.

Aqui temos as Análises de Receitas e as Análises de Despesas, você pode determinar o período de análise e, mais uma vez, utilizar os seguintes filtros: Categoria, Centro de Custo, Conta, Convênio, Paciente, Procedimento ou Profissional de Saúde.

É possível trabalhar também com filtros avançados, especificando ainda mais as informações que serão apresentadas.

Além disso, o iClinic gera automaticamente um Fluxo de Caixa para sua clínica.

Relacionamento com Pacientes

Por fim, uma ferramenta simples e que pode ajudar a aumentar a satisfação de seus pacientes é o Relatório de Aniversariante do Dia.

Basta um clique para descobrir quem faz aniversário naquele dia e em posse dessa informação você pode adotar uma série de ações, tais como oferecer uma condição especial ou uma simples mensagem parabenizando-o, que certamente irão estreitar suas relações.

Como usar os Relatórios na gestão da clínica

Por meio do Relatório de Pacientes para Retorno podemos gerar uma lista dos pacientes que não passam por nenhum tipo de atendimento em sua clínica há mais de algum tempo que você definir.

Com isso em mãos, você pode resgatar tais pacientes, ou seja, entrar em contato com eles para agendar uma consulta de rotina, por exemplo.

Uma ação simples, mas certamente irá surpreender a expectativa dos seus pacientes.

Você também pode utilizar os relatórios de forma estratégica para entender quais procedimentos são mais realizados, ou então, quais convênios são mais atendidos.

Tudo isso é útil para poder alinhar sua estratégia de marketing e alavancar seus resultados.

Utilizar de forma estratégica os relatórios na gestão da clínica ou do consultório é essencial para que as ações sejam motivadas por dados reais.

O primeiro passo para o sucesso é estipular metas e mensurar os resultados. E os relatórios são um poderoso instrumento neste processo.

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Novidades do iClinic

5 funcionalidades que todo Dermatologista adora no iClinic

A cada dia, os profissionais de saúde assumem outras funções além de garantir e cuidar da saúde de seus pacientes. A partir do momento que o médico assume o controle de seu consultório, ou clínica, ele também passa a ser umempreendedor que...

A cada dia, os profissionais de saúde assumem outras funções além de garantir e cuidar da saúde de seus pacien...

A cada dia, os profissionais de saúde assumem outras funções além de garantir e cuidar da saúde de seus pacientes.

A partir do momento que o médico assume o controle de seu consultório, ou clínica, ele também passa a ser umempreendedor que precisa gerir seu próprio negócio.

É sabido que a gestão de clínicas e consultórios não é uma tarefa fácil, mas você pode contar com um sistema de gestão desenvolvido para otimizar seus processos internos.

Sabemos que em meio à tantas atividades, não sobra muito tempo para explorarmos um novo sistema.

Pensando nisso, selecionamos as principais funcionalidades que todo dermatologista adora no iClinic.

Anexar imagens aos prontuários

Uma das possibilidades de um sistema com prontuário eletrônico é anexar tanto imagens quanto arquivos.

Estas imagens podem ser enviadas de seu computador ou diretamente pelo celular, através do aplicativo do iClinic.

O registro histórico destas imagens possibilita acompanhar mais de perto a evolução do paciente, e os resultados positivos do tratamento realizado.

Envio de lembretes

Os atendimentos correspondem à principal fonte de receita de grande parte das clínicas e consultórios.

Desta forma, as faltas são um grande problema, pois podem afetar significativamente seus rendimentos ao final do mês.

Visando minimizar este problema, o iClinic oferece o recurso de lembretes via SMS e e-mail, que são enviados automaticamente um dia antes do atendimento aos pacientes.

Utilizando os lembretes via SMS, você pode reduzir em até 30% suas faltas.

Através do recurso SMS com resposta, o paciente responde ao lembrete para confirmar sua presença na consulta ou procedimento.

Assim que o SMS é respondido, o status do agendamento é atualizado automaticamente em sua agenda do iClinic.

sistema de gestão para dermatologistas

Agenda médica

Conforme dito anteriormente, grande parte do faturamento de uma clínica provém dos atendimentos que os profissionais da saúde realizam.

Sendo assim, é fundamental um controle dos agendamentos.

O iClinic oferece isto de uma forma simples e intuitiva, agilizando o processo de agendamento e remarcações.

Outra recurso disponível na agenda é a criação de uma lista de espera, caso não haja horários disponíveis você pode criar uma lista e utilizá-la quando vagar algum horário.

Outro poderoso recurso é a possibilidade de cadastrar na agenda cada procedimento que você realiza, atribuindo diferentes cores a cada um deles.

Assim, sua agenda ficará mais organizada e você poderá identificar facilmente do que se trata cada agendamento.

Controle financeiro

Assim como todo negócio, o controle financeiro é extremamente importante para garantir a sobrevivência de sua clínica.

No módulo financeiro do iClinic, este controle ocorre através do lançamento de receitas e despesas no Fluxo de Caixa, ou seja, de suas entradas e saídas de dinheiro.

Com essa funcionalidade você pode acompanhar as contas já quitadas, as que estão por vir e ainda as que estão em atraso.

Isso facilita a projeção das finanças da sua clínicas e possibilita que você se prepare para fazer economias ou investimentos, sem ser pego de surpresa por situações adversas.

Relatórios

Na gestão estratégica de seu consultório os relatórios assumem um papel fundamental, com eles você pode analisar facilmente seu desempenho em determinado período de tempo.

Através dos relatórios de atendimento você pode acompanhar, por exemplo, quais foram os procedimentos mais realizados e com base nessas informações desenvolver um planejamento. Conforme dissemos no início deste texto, a gestão de um empreendimento não é uma tarefa fácil.

Para fazer isso da melhor maneira possível, podemos contar com o auxílio da tecnologia!
 

Você pode conhecer estes e muitos outros recursos na prática, basta se cadastrar no período de avaliação gratuita clicando AQUI.

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Novidades do iClinic

Recursos que todo Dentista deve utilizar no iClinic

Não há dúvidas de que a escolha de um sistema de gestão para clínicas odontológicas é uma etapa fundamental para garantir a sobrevivência e o sucesso do seu negócio. Mas, na correria do dia a dia, nem sempre temos o tempo necessário para co...

Não há dúvidas de que a escolha de um sistema de gestão para clínicas odontológicas é uma etapa fundamental pa...

Não há dúvidas de que a escolha de um sistema de gestão para clínicas odontológicas é uma etapa fundamental para garantir a sobrevivência e o sucesso do seu negócio.

Mas, na correria do dia a dia, nem sempre temos o tempo necessário para conhecer a fundo esse sistema, explorando todos os seus recursos.

Pensando nisso, selecionamos os principais recursos que todo dentista deve utilizar no iClinic!

Essas funcionalidades ajudam a otimizar seu tempo e facilitar os processos internos do consultório.

Agenda médica

O controle dos agendamentos é fundamental, uma vez que grande parte das receitas de uma clínica provém dos atendimentos.

Portanto, horários vagos ou agendamentos conflitantes feitos por engano, são grandes riscos para seus rendimentos.

Através da agenda do iClinic, você pode controlar todos os agendamentos de maneira simples e intuitiva, inclusive separando os procedimentos por cor, facilitando a visualização dos seus compromissos.  

Com apenas um clique cria-se um novo agendamento, é possível também arrastá-lo para alterar sua data ou horário.

Quando não houver horários disponíveis, você pode criar uma lista de espera e utilizá-la no caso de vagar um horário.

Além disso, você pode aproveitar “brechas” entre seus atendimentos, criando encaixes.

Envio de lembretes

Conforme dito anteriormente, os atendimentos são a principal fonte de renda das clínicas e consultórios.

Sendo assim, faltas são um grande problema, pois o paciente deixa de ser atendido e, na maioria das vezes, não há tempo para encaixar outro naquele horário.

Através do uso de lembretes via SMS, você pode reduzir em até 30% as faltas de seus pacientes.

Utilizando o recurso do SMS com resposta o paciente responde a mensagem, confirmando ou cancelando seu agendamento diretamente na agenda do iClinic.

Software para Dentistas

Prontuário eletrônico

Possuir o registro histórico do paciente é essencial para garantir a qualidade no atendimento.

Entretanto, manter este registro em fichas de papel, além de custoso, não possui confiabilidade, pois elas são facilmente perdidas.

Os prontuários eletrônicos resolvem todos estes problemas e, devido ao armazenamento em nuvem, podem ser acessados de qualquer computador ou até mesmo do celular com conexão à internet.

Outra vantagem do iClinic, é a possibilidade de customização do prontuário eletrônico.

Você pode criar diversos modelos de prontuários, de acordo com suas necessidades. Dois campos extremamente úteis ao dentista são: odontograma e orçamento.

Para manter o histórico do paciente ainda mais rico, é possível anexar arquivos e imagens ao prontuário. Com isso, você pode acompanhar todos os exames e a evolução no tratamento.

Software Odontológico para Controle Financeiro

Controle financeiro

Para uma gestão eficiente de qualquer empreendimento, é necessário ter um controle de toda a movimentação financeira da sua clínica.

No iClinic, isto é simplificado com o lançamento de Receitas e Despesas, a partir daí é gerado automaticamente um fluxo de caixa, fundamental para avaliar a saúde financeira do seu negócio.

Para facilitar ainda mais este controle, existe a possibilidade de criar lançamentos recorrentes.

Ao invés de todo mês lançar aquele valor, basta habilitar a opção de “repetir” e informar o horizonte de tempo.

A gestão de uma clínica está longe de ser uma tarefa fácil, mas podemos utilizar toda tecnologia disponível a nosso favor.

Utilizando os recursos descritos acima, o profissional de saúde consegue otimizar seus processos internos, voltando sua atenção para atividades mais importantes como a gestão estratégica de seu negócio.

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