agenda eletrônica

7 Dicas para organizar a agenda médica

Atrasos em clínicas e consultórios médicos são muito comuns, mas isso pode afetar a relação de confiança dos pacientes com o profissional.

Passar muito tempo na sala de espera deixa o paciente insatisfeito e pode até causar problemas para ele, afinal, muitas vezes ele vai às consultas durante o horário de trabalho.

Para evitar esse tipo de situação e tornar o atendimento mais eficaz, elaboramos sete dicas fundamentais de organização da agenda médica que vão melhorar a experiência dos seus pacientes, e também vão trazer vários benefícios para você e para sua clínica.

1. Conheça sua rotina

Antes de você pensar em uma alternativa para a sua agenda, é preciso conhecê-la, ou seja, conhecer o tempo médio que você leva para atender cada paciente e, assim, definir o número possível de atendimentos durante um dia normal de trabalho.

Outra necessidade é determinar diferentes tempos para a primeira consulta e para consultas de retorno, já que as primeiras visitas são aquelas em que você demora mais tempo para anotar sintomas e outros dados do seu paciente.

Também é preciso levar em consideração sua rotina como profissional da área, ou seja, analisar fatores como:

  • você desempenha suas funções em outras clínicas ou em outros hospitais?
  • quanto tempo leva no deslocamento entre uma clínica e outra?
  • quanto tempo demora para organizar seus materiais para o primeiro paciente que será atendido?
  • necessita de pausas durante os atendimentos?

Essas e outras particularidades que devem ser minuciosamente levadas em consideração para que a agenda sirva para suas necessidades.

2. Adote uma agenda eletrônica

Adotar uma agenda eletrônica traz muitos benefícios para você e para seus pacientes. Em primeiro lugar, é possível automatizar os horários e organizar melhor os atendimentos, o que agiliza a vida não só dos pacientes, mas traz ganhos de tempo e de recursos para o seu consultório.

Outra funcionalidade da agenda eletrônica é a rápida consulta dos dados do paciente, prescrições prévias e outras informações que podem ser utilizadas durante o atendimento.

A agenda eletrônica evita o acúmulo de papéis que, além de causar problemas com o armazenamento, podem ser extraviados, o que levaria à perda dos dados de seus pacientes e das consultas anteriores, demandando mais tempo para os atendimentos.

Agenda Médica Online

3. Envie lembretes para seus pacientes

Uma das melhores formas de evitar atrasos, confusão de horários ou faltas de pacientes são as ferramentas que enviam lembretes.

Esses instrumentos enviam mensagens automáticas e personalizadas que confirmam o horário do paciente. Isso ajuda a organizar sua agenda, já que os casos de atraso ou ausência são drasticamente reduzidos.

A adoção de um software de gestão melhora a sua rotina, auxiliando no envio destes lembretes, que podem fazer a diferença nos seus atendimentos.

O uso de uma ferramenta de lembretes de consultas, além de tudo, agrada os pacientes, que ficam cientes de seus horários e valorizam ainda mais o médico que tem este cuidado.

agenda eletrônica

4. Verifique suas consultas de qualquer lugar e saiba seus horários

Outra funcionalidade que um bom software de gestão pode trazer para um consultório médico, e para os profissionais que nele atuam, é a possibilidade de consultar os horários agendados de qualquer lugar que o profissional esteja.

Assim, é possível verificar a agenda do dia, se houve algum cancelamento e qual é o próximo paciente que será atendido.

O uso deste tipo de tecnologia em nuvem tem se mostrado cada vez mais eficiente, já que é possível, de qualquer tipo de dispositivo móvel, atualizar e saber como será o seu dia, o que evita surpresas, atrasos ou esquecimentos.

5. Otimize a rotina de seus colaboradores

Como você já viu, um bom software de gestão com a opção de uma agenda eletrônica traz economia de recursos, uma vez que seus colaboradores estarão livres para desempenhar outras tarefas importantes dentro da rotina de seu consultório, como, por exemplo: recepcionar os pacientes, organizar sua sala de atendimentos ou ainda, pôr em ordem os equipamentos e os materiais que serão utilizados durante sua consulta.

Isto — é claro — só faz com que você otimize o tempo, já que sua sala, e o que você necessita para atender os pacientes, estarão prontos e esperando pela próxima consulta.

6. Unifique a agenda de todos os médicos da clínica

Caso você atue em uma clínica médica com mais de um profissional, que tal usar a agenda eletrônica para unificar a agenda de todos os profissionais?

Com essa medida, os seus colaboradores não perderão tempo procurando em diferentes agendas de papel e, com isso, agilizam e tornam mais agradável o primeiro contato do paciente, que é feito já na recepção.

A agenda eletrônica permite, de forma fácil, o compartilhamento de dados e o controle da rotina de vários profissionais ao mesmo tempo, garantindo qualidade e praticidade para seus pacientes.

agenda médica eletrônica consulta

7. Controle o tempo de cada consulta

Agora que você já definiu uma rotina, descobriu quanto tempo, em média, você leva com cada paciente e implementou um bom sistema de gestão, que lhe permite entender todo o processo envolvendo os seus atendimentos, é preciso estabelecer o fim de cada consulta, de forma delicada e profissional.

Alguns profissionais tem problemas com atrasos justamente porque permitem que o tempo de cada consulta seja excedido.

Lembre-se que é importante ouvir tudo o que o paciente tem a dizer, mas é preciso ser conciso e objetivo em relação às informações. Além disso, é necessário sempre estar consciente de que os outros pacientes estão esperando para o atendimento no horário.

Com uma correta definição de sua rotina, o processo de iniciar e terminar uma consulta no tempo adequado ficará mais fácil e você irá evitar problemas com seus outros pacientes.

É preciso valorizar cada paciente e o tempo que eles estão dedicando para sua consulta.

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A organização de uma agenda médica começa com o conhecimento de sua rotina e com a implementação de uma agenda eletrônica ou de um bom software de gestão para o seu consultórioou para sua clínica médica.

Estas ferramentas, além de desempenharem outras funções, podem auxiliar na organização e na agilidade do acesso aos dados de seus pacientes, que estarão protegidos e acessíveis de qualquer dispositivo móvel.

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