Administração e Gestão

5 erros mais comuns na administração de consultório

Raramente, nas faculdades de medicina, ensinam noções de administração de consultório, gestão de clínicas, marketing e outras do gênero, pois o foco está no aprendizado da área.

Por isso, muitos profissionais de saúde enfrentam problemas na hora de gerenciar suas clínicas no que se refere a finanças, impostos e outros setores administrativos.

Para ajudar esses profissionais, mostraremos cinco erros que mais ocorrem na administração de consultórios para que sejam evitados.

1. Desconsiderar a importância da secretária

A secretária é a ponte entre o médico e o paciente, é o cartão de visitas de uma clínica, e por isso é de grande importância para a sua empresa.

É preciso lembrar que a secretária é o primeiro contato que o seu paciente terá ao marcar uma consulta. Dessa forma, o comportamento dela determinará a primeira impressão do seu consultório, bem como de seus serviços.

Por isso, é preciso valorizá-la como profissional investindo em treinamentos e informações úteis, antes que ela comece a atender os pacientes, bem como orientá-la sobre os processos internos da clínica.

Uma dica é aproveitar cursos gratuitos. Nunca foi tão fácil se capacitar com as informações tão acessíveis online. Ofereça, por exemplo, este minicurso 10 COISAS QUE TODA RECEPCIONISTA PRECISA SABER. É rápido e contém orientações preciosas para capacitar seus funcionários.

2. Deixar de se preocupar com atrasos

A espera é o maior inimigo dos pacientes, por isso evite deixá-los esperando por longo tempo. Isso pode ser conseguido com a organização da agenda para procurar atender a todos no horário indicado para cada um.

Outro ponto importante a ser considerado são os encaixes. Se você notar que seus paciente estão se atrasando mais ou até mesmo faltando às consultas, tente otimizar o processo de remarcações, confirmação de consultas e encaixes.

Mas fique atento porque nem sempre essa força tarefa é sempre possível para sua secretária, afinal a rotina de um consultório pode ser muito intensa. A solução é automatizar a comunicação com seus pacientes, envie SMS de lembretes e confirmação de consultas que estejam integrados com a agenda, assim a visualização do status de cada consulta é rápida e a remarcação muito mais eficiente.

Veja mais neste artigo como esse recurso funciona e como começar a usar na sua clínica.

3. Não definir metas para o seu consultório

metas-para-consultorio

Para seu consultório ter crescimento, é preciso estabelecer metas e traçar objetivos. Assim, faça um cálculo de quantos pacientes você gostaria ou precisaria atender por mês.

Pergunte-se como você pode atrair esses pacientes e que grau de crescimento pretende alcançar em alguns anos. Trace metas e procure cumpri-las porque:

Quando estabelecemos metas, automaticamente entramos em ação para alcançá-las, incluindo as pessoas que poderão ajudar na execução desses planos. Caso você não alcance as metas na sua totalidade, pelo menos já começou a dar os passos para que essas mudanças ocorram.

4. Não ter um sistema online de gestão de clínicas

A tecnologia, hoje, invade todas as empresas. Os sistemas de gestão para clínicas e consultórios são cada vez mais simples e intuitivos de se aprender a usar, além de essenciais para organizar o dia a dia, especialmente nas instituições de saúde.

Ter um bom software de gestão de clínicas poderá otimizar muitos processos internos de seu consultório, facilitando não só a sua vida como médico, mas também a de seus funcionários e pacientes.

Esses softwares são multitarefa, podendo organizar agendas, marcar consultas rapidamente, realizar cálculos, manter prontuários eletrônicos e cadastros de pacientes organizados e sem erros, além de backups diários de todos os dados. Eles também podem informar como estão indo as finanças da clínica. Tudo em um só sistema.

5. Deixar de atualizar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa contém informações de toda a parte financeira realizada na clínica, as receitas e as despesas. Assim, é importante que o profissional de saúde mantenha esses dados sempre atualizados.

Ainda não conhece como pode funcionar o fluxo de caixa para consultórios? Então veja neste artigo a importância do fluxo de caixa para consultório médico: clique aqui.

Um sistema financeiro atualizado mostra se a clínica está tendo o rendimento esperado ou não. Se você tiver algum prejuízo, poderá refazer as metas e o seu plano de ação.

Percebeucomo podem ocorrer vários erros em administração de consultório? Por isso, sempre invista nas mais modernas tecnologias de gestão, a fim de organizar melhor os processos da sua clínica e evitar futuros prejuízos pela má administração.

Utilizando técnicas para o melhor gerenciamento, o sucesso do seu empreendimento de saúde será muito mais certeiro.

eBook Gratuito sobre Gestão de Clínicas e Consultórios

Veja também:

Casos de Sucesso ... Sep 19, 2017

Caso de Sucesso Dr. Vinicius Alves: Como duplicar o número de atendimentos em um consultório odontológico

Conteúdo Vip ... Dec 20, 2016

Materiais Educativos iClinic

Para Secretárias ... Sep 28, 2015

A importância da Secretária para um consultório médico

Veja também:

Casos de Sucesso ... Sep 19, 2017

Caso de Sucesso Dr. Vinicius Alves: Como duplicar o número de atendimentos em um consultório odontológico

Conteúdo Vip ... Dec 20, 2016

Materiais Educativos iClinic

Para Secretárias ... Sep 28, 2015

A importância da Secretária para um consultório médico

comments powered by Disqus