controle financeiro da clínica

5 Dicas para garantir a lucratividade da sua clínica

Muitos profissionais de saúde, especialmente os médicos, têm relatado certas dificuldades para garantir a lucratividade da sua clínica ou consultório.

Isso porque se torna uma árdua tarefa conciliar o exercício de sua atividade clínica junto com o ofício de empreendedor.

Este é um grande desafio a ser encarado pelos médicos, principalmente os que estão em início de carreira.

Para ajudar nesse processo, selecionamos 5 dicas essenciais de gestão para você organizar seus processos e garantir a lucratividade da sua clínica ou consultório:

1. Cuide bem do seu dinheiro!

Na gestão de clínicas médicas é importante lembrar que, antes de tudo, é necessário ter um bom planejamento financeiro – ou seja, ter processos de gestão profissionais, como uma empresa.

Para que o profissional tenha total controle sobre os seus ganhos e despesas, é preciso disciplina para controlar as finanças e medir todas as entradas e as saídas de maneira frequente e regular.

Agir no escuro é um grande risco, principalmente em períodos de crise. Consultórios que aparentemente são lucrativos podem, na realidade, estar operando no limite de suas contas.

Saber quais sãos os custos e as receitas, entender qual é o fluxo de caixa e como ele funciona é fundamental para manter a saúde financeira do seu negócio e garantir a lucratividade da sua clínica.

Claro, para garantir que o fluxo de caixa funcione perfeitamente, é importantíssimo que nesta etapa você não deixe deseparar as suas contas de Pessoa Física das contas do consultório.

Este é um erro muito comum de profissionais de saúde que tem um consultório particular e de muitos outros micro empreendedores, mas deve ser erradicado o quanto antes.

Isso porque gera desorganização e, o pior, você perde a capacidade de analisar se a sua atividade no consultório está realmente sendo lucrativa e se seu trabalho está sendo bem recompensado.

Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios

2. Garanta a organização de sua clínica

O ambiente de sua clínica deve estar sempre organizado.

Afinal, os seus pacientes precisam se sentir em casa, sem bagunça ao redor ou qualquer tipo de barulho.

Busque manter tudo sempre em ordem: dessa forma, o seu paciente notará de imediato que está lidando com pessoas organizadas e que priorizam a higiene e o bem-estar do espaço.

Além disso, os seus processos também devem estar bem organizados. Tarefas como agendamento de pacientes, confirmação de consultas e a própria consulta em si devem seguir um fluxo bem definido.

Um software médico pode ser um excelente aliado na organização dos processos da sua clínica.

Com um sistema de gestão você consegue organizar todos os processos internos, desde a agenda, passando pelo prontuário e prescrição eletrônicos, até o controle financeiro.

Claro, é essencial que esse sistema garanta a segurança de todas as informações inseridas nele, tanto dos pacientes quanto do seu consultório. Esse é um aspecto principal que você precisa levar em consideração na hora de escolher um sistema médico.

3. Secretárias são o seu cartão de visitas

Outro fator importante para a lucratividade da sua clínica médica é a sua equipe de recepcionistas, pois estão diretamente envolvidas com a primeira impressão do paciente.

Estudos apontam que cerca de 50% da pessoas compartilham suas experiências negativas com pelo menos cinco outras pessoas. Levando em consideração esse dado, é preciso ter atenção e cuidado especial em todas as etapas do atendimento dentro da sua clínica.

Para a recepcionista realizar seu trabalho com excelência, é preciso prestar um atendimento de qualidade desde o contato telefônico, passando pelo momento da recepção, até mesmo realizar um contato “pós-consulta” para se assegurar que o paciente está se sentindo bem. Todas essas etapas podem ser determinantes para que o paciente saia satisfeito do seu consultório.

É fundamental treinar sua equipe recepcionistas para que entendam o público que estão lidando e proporcionem um atendimento humanizado.

Quanto mais qualificados estiverem os profissionais que trabalham no seu consultório, maiores são as chances de garantir a satisfação dos pacientes.

Nesse contexto de concorrência e busca pela excelência, é muito importante que as secretárias também se qualifiquem e se aprimorem cada vez mais, afinal, elas são o primeiro contato do paciente com o consultório.

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4. Conheça seus pacientes

Claro que as questões gerenciais do consultório são essenciais para garantir sua lucratividade, mas, antes de mais nada, é preciso compreender que o seu paciente está sempre em primeiro lugar.

Essa preocupação com o paciente vai além das informações contidas no prontuário e na cautela na hora de prescrever um tratamento.

Estabelecer uma relação de confiança e ter uma comunicação efetiva com os pacientes também é fundamental.

Conhecer hábitos e gostos do paciente, deixá-lo a vontade e se colocar como uma figura que está lá para ajudá-lo a superar um problema ajudam a estabelecer essa confiança.

Atenção, carinho e pequenas atitudes cordiais durante a consulta, como por exemplo um simples sorriso em sua chegada ao consultório, são gestos que podem criar facilmente essa relação.

A confiança é fundamental e, quando o profissional de saúde não se mostra empático às dores do paciente, este será muito mais relutante e provavelmente fechado – o que pode prejudicar, também, o sucesso tratamento prescrito.

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5. Busque feedback: escute seus pacientes

Em qualquer negócio, a opinião do cliente é essencial para melhorar o serviço, na área da saúde não é diferente.

Saber a opinião dos seus pacientes é essencial para saber como eles se sentem no seu consultório, o que pode ser melhorado e também, como conseguir novos pacientes por meio de indicações e garantir a lucratividade da sua clínica.

Conhecer o que o seu paciente aprova ou desaprova em seu espaço é muito importante para saber onde melhorar, garantindo o pleno sucesso de sua clínica.

Um bom método para saber a opinião dos seus pacientes, é elaborar uma pesquisa de satisfação na recepção do consultório, listando pontos fundamentais, como por exemplo, atendimento na recepção, das secretárias e durante consulta.

Uma técnica que vem sendo muito utilizada pelas empresas é a Net Promoter Score (NPS). Com o NPS, tudo o que você tem a fazer é perguntar ao paciente: “De 0 a 10, qual a probabilidade de indicar os serviços da clínica para um amigo?”.

Além de pedir essa “nota” na pesquisa, você também pode deixar um espaço para observações. Isso demonstra sua preocupação genuína com os comentários dos pacientes.

Ao final da pesquisa, você pode calcular os resultados obtidos com essa PLANILHA.

Lembrando que na NPS, as notas de 0 a 6 mostram defratores; de 7 a 8, indiferentes; e de 8 a 10, promotores. O objetivo sempre é conseguir a maior nota de NPS e o maior número possível de promotores entre os seus pacientes.

Para garantir a lucratividade da sua clínica, é preciso ter atenção em três pontos principais: controle das finanças, organização dos processos e atendimento de qualidade para os pacientes em todas as etapas.

Quando essas três vertentes da gestão estão funcionando perfeitamente, você pode garantir o sucesso do seu empreendimento.

modulo financeiro iclinic

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